OCR software

25 november 2018

Posted in Financi├źn en Verzekeringen

OCR softwareEen nieuwe technologie waar veel bedrijven steeds meer gebruik van kunnen maken is de OCR software. De afkorting OCR staat voor Optical Character Recognition. Dit is steeds meer terug te vinden voor pdf-documenten. Deze documenten worden al veelvoudig gebruikt voor onder andere e-facturatie. Wanneer dit is verwerkt in een document, is het eenvoudiger om documenten digitaal te verwerken. De term zegt het al, dankzij deze technologie is de informatie nog sneller te herkennen via het systeem. Wat voorheen door een administratief medewerker werd gecontroleerd, kan nu met behulp van de nieuwe technologie gescand en gecontroleerd worden. Organisaties zijn steeds meer genoodzaakt mee te gaan met de tijd en daarbij ook e-facturatie met OCR software te implementeren. Niet alleen voor hun eigen organisatie, maar vaak ook omdat dit afgedwongen wordt door de samenwerking met andere leveranciers. Dit zorgt ervoor dat het bedrijf wel met de tijd mee moet. Zo wordt het digitaal aanleveren van facturen steeds meer een vereiste, zodat deze voor de ontvangende partij digitaal te verwerken is. Wordt het voor uw bedrijf tijd om deze technologie onderdeel te maken van uw bedrijf? Neem dan contact op met ICreative. Dit is een bedrijf dat ervaren is met technologie├źn als OCR software en e-facturatie.

E-facturatie in pdf- of xml-formaat

Met e-facturatie wordt ook wel het elektronisch factureren genoemd. Het gaat hand in hand met de OCR software, omdat dit ervoor zorgt dat de digitale facturen sneller verwerkt kunnen worden. De resultaten waar e-facturatie zo om bekend staat zijn:

  • Automatisch ontvangen van inkomende facturen.
  • Automatische verwerking van de inkoopfacturen.
  • Automatische betaalbaarstelling van de facturen.

Dit alles is mogelijk als de facturen op de juiste manier worden aangeleverd. Vereiste formaten zijn meestal een e-factuur in de vorm van een pdf-bestand of een XML-formaat. De pdf-documenten moeten aansluiten op de OCR software die wordt toegepast bij de e-facturatie. Voor een optimale verwerking van de e-facturatie is een XML-formaat nog beter. De afkorting XML staat voor Extensible Markup Language. Veel systemen ondersteunen dit formaat en facturen worden in zowel pdf- als de xml verzonden naar alle klanten. Indien uw systeem dit nog niet ondersteund, dan is het tijd voor een vernieuwing van uw administratie. De informatie op de website icreative2p.com geeft u enige voorbereiding op deze aanpassing. Hier leest u niet alleen het nut van e-facturatie en de OCR software, maar de toekomst en hoe dit toe te passen is in alle bedrijven. Verder wordt ook duidelijk hoe ICreative kan bijdragen om deze overgang in goede banen te leiden.

Op weg naar de digitale administratie

Laat u niet weerhouden door de impact van de overgang naar de OCR software en de e-facturatie. Natuurlijk vraagt dit veel voorbereidingen en wellicht een dubbele administratie. Maar zodra alles goed is ingericht, zult u zien dat het invoeren van deze digitale administratie een voordeel is voor uw organisatie. Naast dat de administratie veel sneller verwerkt wordt, zult u ook merken dat klanten tevreden gaan reageren. Zij hebben niet meer te maken met uw papieren facturen en ook voor hen verloopt het verwerken van de facturen veel sneller. Dankzij de OCR software ontvangen zij uw facturen in het juiste format dat aansluit bij de e-facturatie. Beide administraties lopen zo gelijker. Dit is ideaal als er informatie opgevraagd moet worden. Inkooporders en inkoopfacturen zullen in beide administraties staan en zijn makkelijker te achterhalen. Dat is een van de redenen dat meer bedrijven, met name overheden, andere organisatie motiveren om over te stappen naar de elektronische facturatie. Neem daarom contact op met ICreative om ook uw bedrijfsvoering met zijn tijd mee te laten gaan en een moderne administratie in te richten.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn