Multinational kan niet meer zonder elektronische handtekening

17 november 2018

Posted in Bedrijven en Bedrijfsleven

Er is mij gevraagd om een stukje te schrijven met betrekking tot ondernemen. Als hoofd van de afdeling Nederland binnen een grote multinational heb ik besloten om een stuk te schrijven over iets dat mijn leven vele malen makkelijker gemaakt heeft. Het is de elektronische handtekening. Ons bedrijf is actief in 42 landen over heel de wereld, maar we hebben relatief weinig mensen in vaste dienst. We werken met:

  • freelancers
  • bedrijven
  • organisaties
  • en ondernemingen op contractbasis.

Concreet betekende dit voorheen veel handtekeningen zetten, documenten versturen en constant mensen eraan herinneren dat er nog niet getekend was. Die tijd is voorbij. Nu we werken met Stiply.nl kunnen we gewoon gebruikmaken van een elektronische handtekening zodat wij documenten kunnen ondertekenen met een druk op de knop en mensen kunnen laten tekenen met een elektronische handtekening. Dat maakt het niet alleen makkelijker en sneller, het zorgt er ook voor dat we nu grote stappen kunnen zetten binnen ons bedrijf omdat we sneller kunnen schakelen. En wanneer het gaat om een multinational die zich richt op de dienstverlening, dan is dat een bijzonder belangrijk uitgangspunt binnen het proces van succes hebben.

Veel samenwerkingen: elektronische handtekening

Voor mij is als hoofd voor Nederland veel werk weggevallen sinds we gebruik zijn gaan maken van de elektronische handtekening van Stiply. Het is voor mij vooral makkelijker om mensen in dienst te nemen voor een kleine opdracht. Wanneer freelancers voor ons aan het werk gaan, krijgen zij namelijk de informatie vanuit het bedrijf en hier moet vertrouwelijk mee omgegaan worden. Daarom laten we alle medewerkers eerst een overeenkomst tekenen. Het werven van partners is ook makkelijker geworden. Waar ik eerst met een stapel papieren aan kwam lopen – wat direct al afschrikt – is dit nu niet meer nodig. Mensen hoeven geen tal van papieren te ondertekenen en hoeven niet constant dingen te posten of langs te brengen wanneer er aanpassingen gedaan moeten worden. Het kan allemaal digitaal geregeld worden. Wat dit vooral betekent, is dat ik veel meer vanuit kantoor kan doen waardoor ik zelf veel meer werk kan verrichten. Ook vanuit andere afdelingen heb ik alleen maar goede dingen gehoord over de elektronische handtekening die het voor iedereen makkelijker en sneller maakt. En daar gaat het om wanneer je op een optimale manier zaken wilt doen. Je wilt zo weinig mogelijk handelingen en een zo groot mogelijk resultaat.

Oog voor duurzaamheid

Tegelijkertijd is de elektronische handtekening een manier om ons duurzame beleid kracht bij te zetten. Waar we voorheen constant herinneringen moesten sturen of de contracten nog eens uit moesten schrijven omdat deze vermist raakten, is dit nu niet meer nodig. We hebben veel minder papier nodig omdat nagenoeg alles nu digitaal gedaan kan worden. Dat is wennen, maar dankzij de sterke software is het gemakkelijk om het overzicht te behouden over alle digitale documenten en kan ik binnen een paar klikken zien welke documenten nog ondertekend moeten worden. Dat geeft niet alleen rust. Het voorkomt ook problemen die we in het verleden gehad hebben met het uitbetalen en in opdracht nemen van freelancers die vergeten waren om een handtekening te zetten. Dat is op dit moment niet meer mogelijk, net als dat partners ons geen rekening of betaling kunnen sturen wanneer niet alle documenten ondertekend zijn. Zo weten we zeker dat er geen dingen verkeerd gaan waar we vervolgens dagen voor nodig hebben om alles weer recht te zetten, want dat is tijd die niet betaald wordt en dat moeten we voorkomen. Wil je ook professioneel aan de slag, dan is een elektronische handtekening een bijzonder goed begin.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn